李楠：疫情期间的信息化视角思考（一）：表格“抗疫”

随着国内的疫情逐步得到有效控制，终于有时间回顾期间的所见所闻，结合自己从事工作的视角和思维，谈点感受。

疫情期间，“表格抗疫”一度成为被基层诟病的“热词”：特别在疫情防控工作最吃劲的关键阶段，上述现象尤为突出：很多基层干部面临层层报表的窘境。不仅如此，表格内容几近相同，统计口径却不一样，有些还不分时间节点，而且要在一天内分送不同部门，宝贵的“抗疫”时间全耽误在填表报数上。

医疗卫生机构也深受表格“抗疫”之苦。对此，我深有感受，不再赘述。

其实，在平时的工作中，通过“表格+微信群”或者“表格+邮箱”来收集和传递信息的“陋习”就很常见。对此，我早就见怪不怪了。

只不过，这种“陋习”在平时朝九晚五的工作看上去无伤大雅，但在紧张的抗疫工作中却显得非常不合时宜。加之疫情越是紧迫，笨拙低效的“表格抗疫”越显得添乱，这才引起了众怒，被曝了出来。

1.除了表格，难道就真的没有再靠谱一点的信息采集和传递方式了么？

无论是表单还是表格，我们最终的目的就是为了提高工作效率，优化工作流程。而表格和表单均有各自的优势和局限：表格是源自单机时期，线下办公的“元老”，以Excel为代表，重点是用于对内的数据整理；表单则是互联网时代，线上办公的“新贵”，是一套协作采集、传递、提交数据的中间媒介，我常用的有金数据、腾讯文档等。

在理想状态下，表格和表单互联互通，优势互补，用好了能显著提升工作效率。我管理的业余足球队，每个赛季都会通过在线表单，收集和更新近百名球员的基础信息，并根据要求将基础信息组合导出为相应的Excel表格，分别交给球衣生产商、球赛报名方等，省时省力。

这个主意是我出的，也体现了我对于在线表单这种轻量级、高效协同工具的偏爱。

2.既然表单如此美好，那为什么疫情期间，表单还是用不起来？

表单在一个业余足球队的成功应用和经验，并不足以完全复制到一套复杂的社会运转体系中。

（1）表格的记忆根深蒂固。以Excel为代表的电子表格，自从电脑办公开始之日起，就静静的躺在每台电脑里，陪伴着你我他在内的每个职场人士一起长大。期间，尽管Excel的版本不断迭代更新，表格的传递方式从光盘、U盘到邮件、QQ、微信，变了又变，但所有人默认的存储、收集和统计数据的首选（甚至可以说是唯一选择），就是表格。用户的使用习惯和思维模式，都被固化在这个应用图标里。

（2）表单的“基建”尚未完成。相比之下，表单是近年来才兴起的互联网协作工具，知道的人不多，会用的人更少。表单作为一套典型的SaaS应用,是有应用门槛的，不仅需要联网和部署（特指私有云或者局域网等），其制作也需要一定的学习成本，可能还需要对接企业OA、ERP等系统。

思维模式的固化和学习应用的门槛，让很多人根本没机会去尝试表单的高效，而面对传统表格的繁琐和劣势，不少用户觉得这些都是可以忍受的，毕竟门槛低嘛。时间能解决的问题，都不是问题，总比创新和费脑子好。

3.改变进行时

回到疫情，让人欣慰的是，在“表格抗疫”话题产生几天后，情况开始有了积极的变化：WPS、金数据、腾讯文档等厂家纷纷推出了自己的疫情统计表单，点击和下载量还不错。我周围也有越来越多的部门和个人开始使用在线表单收集数据。

当然这还不够，用户习惯不能靠特殊时期的刺激来推广。疫情过后，还是需要常态化的方式去引导用户慢慢改进思维模式，夯实群众基础。

举个例子，早在去年年底，微信就更新上线了群“接龙功能”：只要在任意微信群输入带数字标记的内容，而且每一条内容都回车换行，数字标记和内容间用标点符号隔开，就会触发这个功能。

由于接龙功能只能被触发，还没有传统的图标打开，而且触发的条件相当隐秘，所以如果不说，很难被发现。

因此，很多人和我一样，是在疫情期间，第一次触发体验这个功能：当时我在某微信群里排队报名预约口罩，场面一度混乱。于是有人提到，不妨试试微信“群接龙”功能。随后，大家踊跃响应，一边摸索如何使用这个功能，一边加入其中，正所谓“在游泳中学会游泳”。

微信增加“群接龙”这个功能，估计大概率不是来自于自身的摸索和思考，而是对用户反馈和行为的分析观察。这个案例和其中的产品理念，完全可以借鉴用于表单在医院的办公OA系统的应用中。

办公系统作为医院上线比较早的信息化系统，个人感觉用的不理想：一方面坐拥医院最大的用户基础（几乎人手一个账号）；一面只有邮箱、通知、审批等功能的使用频率最高，这其中就有我之前提过的，“邮箱+通知”、“邮箱+表格”的“陋习”组合。

其实，很多办公系统里是有表单设计功能的。但用不起来的问题有两个：一是把表单设计功能做的太难用，以至于只有信息科在用、会用，其他科室和部门懒得学，只提需求；二是表单隐藏太深，只向管理角色开放权限。

我想，经此一疫，暂不考虑内外网联通的大事，至少应该让表单从后台走向前台，从信息科管理员走向每个医院普通用户，无论用户在机关还是科室，只要有采集数据的需求，就应该创造表单的使用条件和环境，引导用户用更高效的方式进行信息交换和分发。

个人见解，不当之处，请批评指正。