郭扬帆：HIS系统上线宝典｜整理文档，提交初验

　　25年前我们做HIS项目，功能模块上齐了，报表基本正确了，就可以验收。规模大一点的三甲医院，主管副院长出面召集几个使用部门开个验收会，大家提提意见，公司做好售后服务承诺，就可以在验收报告上签字。二级医院，一般信息科主任签字就可以验收。没有固定的议程和验收文档要求，只要双方认同可以验收了，签字盖章只是一个程序而已。

　　但现在HIS项目做的好不好，已不是简单一张验收报告就可以结束的。全部过程文档要齐全，并且不能出现时间逻辑上的错误。例如：进场开工令时间不能早于合同签订时间，即便是公司提前进场，在文档记录上也不能犯此错误。我院HIS项目在准备验收时，初步整理出来的文档就有621份，详见下表。

　　再加上招标文件、投标文件和合同书等，全部用A4纸打印出来有1米多高。这些文档格式，大部分沿用HIS公司的模板，中途部分文档也经过多次改版以更贴合我院的项目开展。但在真正邀请省级专家验收时，我们的文档仍缺失较多，例如：《需求规格说明书》、《概要设计》、《详细设计》、《测试报告》等。

　　项目文档的重要性，在于事后审计。像HIS这样大型的医院信息化项目，涉及的金额大、人员多、范围广、周期长，是必然被重点审计的对象。审计主要看项目文档，当然也可能到一线去调研使用的状况，很多审计的线索都是在文档中发现，再逐步深入的，所以文档编制的完整、合规、合理就十分重要。原则上这些文档的编制和整理由信息化监理公司来做更为专业，但由于当时上级主管部门没有特别要求，医院也为了省一笔监理费用，我院就没有另外采购监理服务，全部都是信息科与HIS公司自己在做文档，好在我们都具备一定的监理专业知识(我有信息监理师中级证书)，所做出来的文档还是比较齐全和规范的，只是过程很辛苦。在此强烈建议超过100万元以上的项目，都要请专业监理公司，特别是信息科自身能力不强，公司方只重技术而轻文档的，一定要由第三方监理公司来规范过程文档。现在医院审计一般是经济类，所以从项目立项到招标采购，再到签订合同实施验收，全过程文档要完整清晰。例如：招标的功能模块数量要与立项一致，合同的功能清单要与投标文件一致，每一个功能模块要有调研报告、实施计划、培训文档、需求和变更文档、接口文档、测试文档、联调文档、上线计划、方案总结、使用情况表科室签名确认、操作说明书和系统表结构说明等。务必做到合同上有的，都能在过程文档中找到相应的实施记录，要在字面上挑不出毛病。现在也有IT审计，比经济类审计要更深入一些，会关注功能模块使用的效果，像HIS大项目总会有一些功能做的不是很好，例如：历史数据迁移，应急系统等，可能只是做了一个样子，或只实现了部分功能。在当前审计越来越规范严格的情况下，招标书的方案最好不要给自己挖坑写得很细很明确，不然最终验收时查证实现不了，就很麻烦。

　　项目文档重在过程积累，事后再补就很被动。前期不注重过程文档记录，等到验收时再补，就存在明显的造假痕迹。例如签名类文档：培训签名表，会议纪要签名，关键功能流程确认签名，字典签名等。再例如需求修改单，平时不登记，做了多少个需求也不知道，事后再怎么回忆，都难以凑出几条。还有项目周报，HIS项目周期长达1-3年，周报是所有过程文档中最重要的部分，它记录了本周完成的工作内容和下周工作计划，只要查看周报就知道某个阶段做了哪些工作，如果还没有写周报的习惯，请务必建立这个习惯，无论是对项目的管控还是考核工程师们的工作绩效，都是重要的参考材料。有必要的也可以写项目月报，在项目后期工作内容不多的情况下，可以停写周报，只提交月报。

　　现在HIS项目都比较庞大，在正式验收之前，一般都会先进行初验，在初验之前，HIS公司除了整理移交项目文档之外，还需要提交一份自检报告，作为初验申请的依据。初验申请一般先对整个项目过程描述，最后说验收材料已整理齐全，具备验收条件，申请予以验收。自检报告的内容重点在于列出功能清单，写明完成情况。医院方在接到公司方初验申请后，按合同约定X个工作日必须书面回复，是否同意验收，若不同意需要写明理由，若同意，即需要尽快组织验收会议。

　　初验可以组织医院内部各使用部门负责人和一线代表参加，但由于各使用部门不清楚验收文档的要求，只会提在使用过程中存在的问题，验收会往往又开成吐槽大会，达不到初验的效果。最好的方式是请外部专家，严格检查过程文档中存在的问题，避免一些低级的错漏。要邀请经验丰富的外部专家，初验的目的是找出问题，为终验打好基础。如果过程文档做的的确很糟糕，还可以聘请验收监理协助项目验收，或者聘请第三方测评公司进行软件功能模块测评，以增加公信力。

　　初验的结论可以是通过或不通过。如果不通过则需要组织第二次初验，如果通过，则需要按专家的意见进行整改后，再提出终验申请。初验的专家与终验不一定是同一批人，如果由上级部门组织的验收或为了保证终验万无一失，最好再多找一些专家来帮助检查资料，因为每一个专家的关注点会不同。如果终验确定是请外部专家，则重点在于做好文档，至于软件功能使用部门是否满意，则一般不予考虑。因为一套HIS系统，真正让医院使用人员满意的不多，只要已正式上线使用，能保证业务流程正常执行，就达到验收的基本条件。

　　整理文档，提交初验，是HIS项目最终成果的汇总和检验。如果前期的工作都做的比较好，这一步应该是比较轻松和容易的，但如果前期没有留下过程记录、实施的效果也不是很理想，则这一步就需要花大量的精力去补漏。所以功夫在平时，不要再奢望医院能轻易地将HIS项目验收。

　　作者简介

　　郭扬帆，CHIMA委员，软件工程硕士，高级工程师，南方医科大学顺德医院信息科主任。广东省首席信息官协会医疗分会副会长，广东省卫生经济学会信息分会专家，广东省医疗信息安全专业委员会副主委，顺德医学会医学信息学分会主委等。主编著作二部《医疗卫生信息化项目管理实务》、《医院网络安全建设指引》，担任多部著作编委。1997年从事医院信息化工作，先后经历过多次甲方、乙方角色换位，积累了丰富的项目管理经验。