郭扬帆：HIS系统上线宝典｜截断需求，准备验收

　　HIS系统上线稳定后，各类报表数据准确，使用科室已暂时没有急切的需求，每周只有一些零星的问题在处理，此时是验收较为合适的时机。

　　很多医院领导和信息科及使用科室出于希望公司多留在医院，多占一些免费维护的时间，或担心公司验收后撤离工程师，信息科接手较为困难等因素，主观上愿意拖着项目不验收。虽然可以理解但这并不是合理的做法，项目验收并不只是公司方的事情，其实也是医院方对一项工程建设阶段的了结。如果不验收，医院财务没有办法分摊项目成本，信息科工程师也无法断奶成长。在审计方面，超工期和超期付款也会被问责。同时，项目拖得越久，出现问题的机率就越大，原来很好的合作关系，可能会变差甚至更糟，信息科反而会因此背锅。就像两个青年男女谈恋爱，在某个阶段可以结婚了，一方却拖着不结，后面的变数很大可能变成了分手甚至仇人。

　　可能因为我原来的经历，在HIS公司做过工程部经理，下属工程师们都是靠医院的回款来发项目奖金，对于某些医院没有问题也拖着不验收，深恶痛绝又无可奈何。现在由乙方转为甲方信息科主任，能够换位思考并用同理心来平等看待项目验收的事情。近三年，我们做了60多个信息化项目，项目成功验收率达70%以上。除部分项目正在实施过程中，绝大多数项目都是我们信息科催着公司来验收;部分没有验收的项目是因为公司方不给力，一些技术问题解决时间较长耽误工期，部分项目是公司的过程文档太差，无法通过审计;真正难于验收的项目也有，只是个别，原因比较复杂也不具备共性，就不在此赘述。基本上与我们合作的公司都比较愉快，各子系统之间的接口需求，都是面对面沟通清楚，首先尊重业务流程，然后确定技术方案，最后再分配给由哪家公司做最为合理。我们会喝止相互之间扯皮，出现问题大家一起排查，再共同商定合理的解决方案，所以在我们医院实施的公司相处都比较融洽，很少有内耗。这也是我们三年上线了很多项目，效果还好还能很快验收的秘诀。其实这样做，信息科才能集中精力去完成更多新的项目。

　　当然，我们并非鼓励各医院把达不到验收标准的项目随便验收掉，验收的标准有两个基本线：一是系统运行平稳，报表数据准确;二是过程文档要完整，经得起审计。

　　验收前要知会各使用方，最好的方式就是在医院OA上发布预验收通知，明确告知他们本项目准备验收了，然后限定在一周时间内提交需求，即验收前还有什么问题赶紧提出来，不要等到真正验收时又提出一堆问题。要明确告知本次需求收集是验收前最后一次集中提交，验收后公司仍有一年免费维护期，后面有问题仍会予以解决。以免有人担心验收后公司不再提供服务。此阶段为截断需求，即以此次OA通知为一个节点，验收前只解决本次收集上来的需求，以后再有新的需求，不在验收条件之列。

　　信息科对收集上来的需求进行分类整理，并逐个打电话去确认需求的真实表达。例如：有人提出经常性出错。要问明在哪个子系统，操作到哪步出错?出错的提示是什么?一周发生几次?以前信息科或HIS公司可能不太重视这类需求，但在验收前还是要认真对待，给使用人员一个合理的回应。对于短期容易修改的需求，公司要集中力量抓紧完成并发布版本，对于短期较难完成而又必须修改的需求，可以做一个承诺函，在验收后X个月内完成，对于不合理不修改的需求，一定要向提出方做出合理的解释，此刻当面解释比电话或微信沟通的效果要好很多。

　　截断需求是大型项目验收十分重要的一个节点，主要是因为项目不可能做到没有问题，也不可能让所有的使用人员满意，特别像HIS这么复杂且容易出现错误的系统。信息科软件工程师每天大部分的维护工作，都是在处理HIS系统出现的各种各样的问题。我们不能因为HIS系统还有问题就不予以验收，只要这些问题在可控范围之内，操作性的问题、偶发性的问题可以通过指导培训和后期验证排查来逐步完善。正常一套HIS系统上线后，都需要1-2年的时间来优化完善。

　　有些职能部门和科室，可能并不认同截断需求，以此为界做为验收条件。从技术上的角度上来看，主要是他们心中底气不足，又表现在对公司产品的交付能力和信息科工程师的维护能力方面。例如公司经常一个小需求几个月都改不好，信息科的一些工程师一问三不知，把问题都推给公司。这样的项目验收后的确会出现问题，这些问题在前期没有做好，想通过一次OA征集需求后就想达到验收的目的，也是很难成功的。问题的根源又出现在早期有没有采购到合适的HIS产品，公司有没有派驻合格的项目经理和实施、开发工程师，信息科的项目管理能力和工程师的参与度等等。虽然验收是我们项目成功的标志，但能否顺利验收都在于过程中是否得到了使用科室的认可。抛却一些主观个人因素，如果所有的过程文档都是齐全的，都有据可查，有数据统计，即便某些部门和科室不愿意签字，也提不出合理的需求，也不会影响总体验收，后面章节我们会讲一些验收的方法。

　　本篇文章主要从技术层面，对项目做一次了结，采用的方法就是通过正式OA发布验收前最后一次需求征集。掌握这个方法并不是万能的，真正能达到验收的目的，仍然是靠平时所做的工作让使用科室满意，能达成项目“可以验收了”的共识。关键点还在于我们前面章节所讲的内容都要做好做扎实。

　　作者简介

　　郭扬帆，CHIMA委员，软件工程硕士，高级工程师，南方医科大学顺德医院信息科主任。广东省首席信息官协会医疗分会副会长，广东省卫生经济学会信息分会专家，广东省医疗信息安全专业委员会副主委，顺德医学会医学信息学分会主委等。主编著作二部《医疗卫生信息化项目管理实务》、《医院网络安全建设指引》，担任多部著作编委。1997年从事医院信息化工作，先后经历过多次甲方、乙方角色换位，积累了丰富的项目管理经验。