智慧医院产品观（十）：如何给办公自动化系统（OA）“上价值”

　　每次在CHIMA公众号发布文章后，我都会带着有点儿忐忑的心情关注评论，从中获取来自各方面的反馈意见。

　　在《智慧医院产品观(九)：办公自动化(OA)篇》的评论中，有一位熟悉的业界专家给出这样的观点：OA智能化最大的障碍是如何说服领导审批预算。因为在领导心中，OA就是发个通知，收个邮件，审批个流程，仅限于此。

　　这个问题很有针对性。很多OA系统，尽管有非常多的功能介绍，但经过长期在医院应用之后，被用户熟知的就剩下了通知、邮件、审批这老三样。因此，产品价值也得不到提高。

　　OA给大家留下这样的印象，供需双方都有责任：用户的信息化思维没跟上，加上惯性思维作祟，习惯了把OA当做一块黑板、一个喇叭来用，没有站在管理和全局的高度去想问题。供应商没有让用户看到OA的潜力。

　　本文就谈谈OA如何破解“通知、邮件、审批”的老三样印象，给自己“上价值”。“上价值”这个说法源自综艺节目《奇葩说》，主要是从辩题表面升华挖掘出更值得深入探究的问题。

　　就拿审批这件小事来举例说明：

　　医院工作人员众多，又分为不同的群体和工种。在工作期间，每个群体和工种担负的责任、享受的权限和福利是不同的。随着人员因各种原因离开医院，其工作责任和权限、福利等等也会发生相应的变化，这是管理常识。

　　传统的医院管理模式是基于“人盯人、话传话”的粗放型，从人员离开医院，到依次通知相应的部门，对其各种权限进行变更，总会有一些滞后，甚至是真空地带。随着用户量的增加，漏洞和问题会被无限放大，可能会产生一些管理的风险点，甚至是审计和廉政的风险点。

　　比如：

　　医生上门诊的排班，通常会提前排好，有事情需要提前请假。但总会有医生因为各种原因来不了，留给排班人员和管理者的提前量又不够，造成工作上的被动。

　　人员外出进修、出差、休假期间，将门禁卡借给无关人士，随意出入科室、敏感区域。或者，高级别用户将就餐卡等借给低级别用户或无关人员，享受跨级别福利补贴等等。

　　换个思路。假设人员外出审批流程在OA里完成，那么，自然而然地，OA是最了解全院人员变动、时间起止的“数字管家”，那么，为什么不把“人盯人”这个苦差事交给OA去办呢?

　　OA自动将用户离院时段信息推送给负责排班、门禁等相应的业务用户，为其提供相应的参考建议，对于一些简单的“开卡、停卡”操作，甚至可以尝试设置合理的规则和阀值，自动执行。

　　医院日常业务是好几条线并行，上面提到的例子只是OA和行政管理线的协同。OA和医疗业务线之间，也可以通过协同来简化工作量，提高效率。比如在OA上完成手术、处方、药品等权限的审批后，自动推送到相关职能部门负责人，及时进行变更。

　　我把这种OA和各业务线之间的智能协同称为：机关定规则，OA抓落实。这也是本文给OA“上价值”的第一点。

　　接下来我们来看第二个可以“上价值”的点：通知。

　　医院的管理和行政工作千头万绪，人员变动频繁。我从信息科转岗去医务科之后，接手的第一项工作是筹划组织本年度员工体检。这是一项每年都要搞的常规工作，领导交给我这份工作，也是希望我尽快上手，熟悉环境。

　　但这毕竟是我接的第一个活，心里没底。如果问人吧，大家都很忙，以前这项工作是谁搞的，一时半会儿也说不清楚;想要翻资料呢，往年的呈批件都归档了，堆在墙角厚厚的文件柜里，也不方便检索。

　　于是，我想到了OA的通知。搜索关键字，果然有收获：历年的通知已经沉淀为知识。从往年的通知里，我不仅可以纵向看到组织方法、承办人等重要信息，还可以横向对比每年的同类通知，看到细节上差异。这样一来，我很快就对员工体检这项工作有了大致认识，快速上手，很顺利的就把一项工作接续起来了，这也是领导想要看到的。

　　OA上的通知、文档等等，沉淀下来都会成为知识，成为一个单位的数字年鉴。这是本文给OA“上价值”的第二点。

　　这只是两个例子，限于篇幅就不再赘述了，有兴趣的我们私下里交流。

　　最后，我总结一下自己的观点：当下，算力不是问题，OA也可以触达医院内部的每个桌面和用户，在这样的利好环境下，如果医院的办事效率还是很低，管理还是很粗放，那么问题出在哪里?

　　继续来看出差审批这个例子，假设某员工的出差流程在OA系统里很快地就流转办结了，确实提高了效率。

　　那么接下来呢?员工本人忙着准备出差，没空告知其他人。人事部门每天要处理很多请销假业务，也忙不过来。管理门禁卡和饭卡、排班的工作人员手头还有其他事，只要没收到来自其他部门关于人员变动的告知，大概率也不会主动打听。

　　于是，OA在线上省下的时间，都让线下的实体给浪费和对冲了。背后的根源还是连接的业务要素不够。连接的越多，才能及时看到业务变化、发展以及业务中人的行为，才能更多地提高效率，降低风险，反之亦然。

　　连接，是数字化转型的基座。在这个转型的过程中，OA是有机会可以站在这个基座的中央甚至C位的。

　　通过OA精细化“智理”，推动医院逐渐告别粗放型治理，让医院的每个用户群体都能享受到部署OA带来的数字红利，才是医院应用OA的终极价值。

　　作者简介

　　李楠，CHIMA青年委员。现从事医院管理和信息化工作。作者观点仅代表个人，纯属技术交流，与供职单位无关。