张琼瑶:新形势下信息化部门制度建设实践与思考

发布时间:2023-02-07
浏览次数:

  孟子曰:“不以规矩,不能成方圆。”在CHIMA 2022大会上,福建省立医院信息管理中心主任张琼瑶强调,医院信息化部门需要一套科学、规范、合理的制度。她深入剖析了新形势下信息化部门制度建设的实践与思考。

  以下内容根据张琼瑶主任发言整理。

面临巨大挑战

  当前,医院信息化建设主要面临以下挑战。

  第一,高度重视,但满意度不高。在全社会进行数字化转型的当下,医院信息化得到了前所未有的高度重视。2021年10月,《公立医院高质量发展促进行动(2021-2025年)》印发,把“三位一体”智慧医院建设作为重要支撑。同时,电子病历应用评级写入到公立医院绩效考核中。随着医保DRG/DIP收付费改革的要求,以及互联网医院建设,各级医院对信息化的应用都给予了非常高的重视,国家、政府主管部门、医院都对信息化给予了很高的期望。但是,在与同行交流中,发现目前信息化建设的满意度仍然较低:院领导认为信息化对医院发展的支撑还不够;行政职能处室可能认为信息化在管理上对数据支撑、决策辅助还未起到很好的作用;临床科室认为信息化还不够便捷,在临床支撑、医疗质量提升、医疗安全应用等方面还不是很满意;百姓希望能获得更加方便、智能、快捷的服务。

  第二,信息化建设开放共享和安全稳定的平衡。互联网+应用、多中心科研协作、数据打破医院围墙在为临床、科研和百姓就医做出信息技术支撑,但是安全这根弦始终是医院信息化建设面临的一大压力。随着2021年《网络安全法》、《数据安全法》和《个人信息保护法》的相继出台,安全稳定压力更加大。

  第三,医院信息化人才匮乏。目前集团化医院建设、医共体建设、分级诊疗、数字化转型、数字孪生、元宇宙、区块链的应用等,都对医院信息化人才提出了更高的要求。但是实际上,医院目前仍然缺乏信息技术人才。在医院信息化高速发展的背景下,要求医院信息人才懂信息、懂医疗、懂管理。

  第四,医院信息中心还面临着快速响应和永不宕机的压力。目前医院信息中心面临各个需求部门的井喷式要求,电子病历评级、互联网医疗、精细化管理、医疗质量提升、DRG/DIP推行、疫情防控、等级医院评审等都需要信息化的支撑。另外一方面信息化建设也面临着很多方面的掣肘。在快速响应方面,指令性任务多,时间紧迫,需求多涉及面广且复杂,有时无法按照软件工程的要求进行规范的全面测试。而每一家医院信息系统都要求7X24小时不间断服务,尤其是福建省急救中心设在福建省立医院,医院每年的急诊量达到了28万人次,这对医院信息化提出了很高的要求。

  基于以上原因,医院信息中心工作人员面临着高压工作压力,甚至有同行的身心健康也面临着考验。

  在面临上述挑战的形势下,医院信息化部门正在寻求破局。尤其对于医院信息化负责人来说,如何带好团队,保障信息系统安全稳定运行以推进医院高质量发展是一项巨大挑战。其中,制度建设是关键措施之一。

制度建设实践

  制度建设一方面可以激励人员遵守纪律,另一方面可以制约相关人员的行为。在重要性上,制度建设具有激励性、规范性、程序性、鞭策性、约束性和指导性。从内涵而言,制度建设有两方面:一方面是制度制定,即要制定一套科学、合理、健全的规章制度;另一方面,要使这些规章制度得到有效地执行和落地。

  在制度制定上,无论是哪个单位,都分为两个类别:岗位性制度,通俗说是管人的制度;法规性制度,就是和部门工作职责相关的制度。

  福建省立医院信息管理中心制定了以下岗位性制度:岗位职责、培训制度、继续教育制度、绩效考核制度等。在岗位职责上,医院信息中心在人力资源处指导下,对系统管理员、网络信息管理员、软硬件工程师、技术员、信息安全管理员等各岗位人员进行了定岗定责,把每一个岗位上工作人员的工作细化,每个人的职责和医院绩效考核挂钩。医院新增的岗位职责中,有数据分析师这个岗位,因为信息管理中心负责全院统计及数据服务工作。信息管理中心进行定岗定责后,可作为招聘人员时的依据。建议各个医院在这块做一个比较细的规范和梳理,对信息部门发展很有利。岗位职责制度的设立列入到整个医院的用人计划中去,对医院信息学科发展有非常好的帮助。

  第二,信息化部门工作职责相关制度。目前信息化部门主要有以下职责:信息化项目的建设和维护;信息网络安全监管;数据服务;信息化项目采购。这四项职责分别对应四个工作职责相关制度。在信息系统建设和运维制度中,有以下三个方面比较重要:项目管理制度,主要包括项目规划、立项及初步设计审批、审批、变更、验收、资金管理、绩效评估;需求管理制度,包括需求提出、审批、实施、交付;系统运维管理制度,主要包括信息化设备管理、用户和权限管理、巡检制度、系统升级管理、系统操作规程、系统监控管理、系统变更管理、信息发布等系列制度。信息网络安全管理制度主要包括安全管理制度、安全管理机构、安全管理人员、安全建设管理和安全运维管理。在数据服务管理制度方面,主要是数据资产管理机构及职责数据分类分级、管理数据开放服务、应用场景数据全生命周期安全监管。信息化项目采购管理制度主要包括信息化项目采购范围、采购审批管理办法、信息化建设项目招标文件编制管理规定等。

  制度得不到执行,其效力将化为虚有。因此,制度建设重在落实,可采取以下措施推动制度落实:统一发文,将制度写入医院规章制度汇编,加强宣传培训;利用信息技术、流程优化、提高效率,促进制度落实和推进;制度落实上注重人文关怀,循序渐进,具备可操作性;专人专职专责,执行目标可量化,制度执行要有记录。

体会与思考

  新形势下,进行医院信息制度建设时,主要有以下几点体会。

  第一,岗位制度建设要有利于团队成长和学科建设。由于我们很好地制定了岗位制度,赋予了团队成员责任,也赋予了他们发展空间,使团队成员可以快速成长。目前我们团队目前有1名正高级工程师和6个高级工程师,聘任高级工程师时平均年龄只有35岁,而且他们是和临床一起聘任的;

  第二,制度落实贵在持之以恒,注重细节,扎实推进。像我们巡检的制度,从疫情之前到现在已经坚持近5年时间,每天上班会安排工作人员到门诊诊室去巡检,将巡检结果拍照发在微信工作群。同时,我们基于ITIL系统将每一天工单的完成实现闭环,经过多年坚持沉淀下了很多知识库;

  第三,制度执行过程要有温度。我们每年都有部门表彰会,给各个岗位上取得成绩的同事予以表彰,给予他们精神上的奖励;

  第四,制度建设要与医院管理目标保持高度一致。也就是信息化建设要和医院高质量发展保持高度一致;

  第五,制度执行过程中要注重服务意识,并取得各个方面的支持。因为制度执行过程,包括需求确认、项目确认、权限管理等可能会给临床和管理部门增加麻烦,因此我们在进行需求沟通时会到一线和临床、管理部门进行沟通,取得他们的支持,这样才能使信息中心的制度很好地贯彻执行;

  第六,制度建设要切合实际,它是一个PDCA的过程。每一家医院因为规模不同,信息团队的知识水平和知识结构也不同,因此不能照搬制度。制度也需要在执行过程不断完善。

  同时,对医院信息化制度建设有以下几点思考:当前,医院信息化部门缺乏科学健全的制度体系;信息化部门在医院是一个支撑部门,要为临床、科研和管理提供信息化服务,应赋予信息化管理部门必要的职能权限,是否可尝试CIO制度;在制度执行过程中,医院信息化建设者要思考如何平衡网络安全与开放共享的矛盾,同时要实现制度执行与资源消耗的平衡。

  最后,引用稻盛和夫的一段话:专心致志于一行一业,不腻烦、不焦躁,埋头苦干,你的人生就会开出美丽的花,结出丰硕的果实。与同行共勉。