郭扬帆：HIS系统上线宝典｜新老旧账，创新来算

　　《HIS系统上线宝典|需求分级，紧快赶慢》这篇文章讲了需求产生的四个阶段，怀旧性需求是最为顽固的，为避免将新HIS改成与旧HIS一模一样，又要兼顾旧的操作习惯，那么我们必须用创新的手段，来解决历史问题。

　　下面以我院发生的几个实际案例来加以说明。

一患者多个ID号的问题

　　HIS系统使用早的医院，都会存在一个患者多个ID号的问题，即便更换HIS系统，患者的基本信息一般都会全盘继承。我院自1996年开始，门诊系统至今已积累1200多万条患者ID记录，而顺德区第七次人口普查常住人口仅322.91万人。由于佛山市医保规定，一个患者一天只能挂一次普通门诊医保号，同一天患者只能享受一个诊次普通门诊医保报销，但往往很多患者存在一天看两个或以上科室，需要挂两个号的情况，为了解决上述矛盾，旧门诊系统允许同一个患者在系统中有两个ID，一个是医保身份，另外一个自费身份，患者同一天在挂一个医保号后，如果需要再看其他科室，则用自费ID进行挂号，除身份证号较唯一以外，如果患者不能提供准确的信息，自费ID号会新增越多，有患者会多达几十个ID号。

　　多个ID号带来的弊端。旧门诊系统在查询患者历史就诊记录时，如果通过患者ID作为条件进行检索，只能查到当前患者ID对应的历史记录，无法查看到该患者其他ID对应的就诊记录，此时医生只能通过身份证号作为检索条件去查询相应ID对应的就诊记录，对诊疗活动带来很大的不便。

　　新HIS系统不再区分医保ID和自费ID，是通过读取患者当前ID的医保状态来判定是否可以报销费用。上线初期这个问题十分麻烦，原来医保与自费分得清清楚楚，现在糅在一起，出错的机率就增大了很多，但我们不可能再走回头路，因为我们还要建设患者主索引EMPI系统。

　　其实门诊部对于多个ID问题，也很头痛，但在讨论患者主索引规则时，各部门争论得相当厉害，主要有客户服务部(主要负责预约、建档)、门诊收费处、门诊分诊、门诊医生、医务科、质控科、财务科、信息科。焦点有两个，一是由哪个部门负责ID号的手工合并与拆分;二是EMPI的合并规则。前后折腾了半年时间，终于定下由客户服务部负责ID号的维护工作，从门诊收费处抽调2名挂号员到客户服务部协助此项工作，在门诊大厅设立患者建档专区。合并规则经充分讨论后，只选了姓名、身份证号码、手机号、性别、出生日期，5个关键字段进行匹配。大家在需求单上会签后提交公司进行ID号清洗。如下图所示。

　　我们总计清理有效患者ID记录约463万条，再根据合并规则最终合并成140万条主索引记录，基本符合实际情况。

　　EMPI系统完成患者历史记录自动合并后，每天新产生的患者ID也会按照规则自动合并，同时通过集成平台再将患者主索引ID推送给HIS系统，HIS系统将最近一次有医保就诊记录的设为常用ID，若没有医保记录就取最近的一次就诊记录作为常用ID，并将此标识返回给EMPI。以后该患者在就诊过程中，只会调用常用ID，逐步减少使用多个ID的情况，同一个主索引内的多个ID诊疗信息，也会同时展现。

　　结论：新HIS系统，借助集成平台和EMPI系统，既完成了旧HIS系统患者多ID号的继承，又创新统一了多ID号规则及常用ID设置，为医院信息化发展奠定了坚实的基础。

二日间手术流程优化

　　医院开展日间手术是一件利国利民的事情，既减少了医疗资源的浪费，节约社保资金，又方便患者和家属照护。

　　我院在更换新住院系统时，没有时间和精力管理日间手术患者，全部当普通患者入院，在新住院系统稳定下来以后，我们开始梳理日间手术流程。

　　(一)旧系统主要流程如下：

　　1、门诊医生根据患者病情，选择是否办理日间手术，是则开具日间手术入院申请单;

　　2、患者拿申请单移步到日间手术中心，由护士代办理入院登记;

　　3、登记后，患者到门诊麻醉评估室，由麻醉医生代开术前医嘱套餐或增补麻醉需要的检验检查;

　　4、患者再返回到日间手术中心，护士确认医嘱，打印检验条码及各种检查单，患者逐项去完成术前检验检查;

　　5、完成检验检查后，患者回家等通知，手术前一天，主管医生及麻醉医生根据检验检查结果，评估是否可以进行日间手术;

　　6、日间手术当天，主管医生将患者转科到手术科室，并开手术申请，安排日间手术;

　　7、完成日间手术则办理出院手续。

　　(二)旧系统流程及功能缺陷分析：

　　1、由日间手术中心护士办理入院手续不符合规范;

　　2、由麻醉医生代开术前医嘱套餐不符合规范。

　　(三)新系统主要功能：

　　沿用住院系统常规流程，设置虚拟日间手术科室和虚拟床位，患者手术当天才转入到术科进行手术和办理出院。

　　(四)讨论后优化流程：

　　1、医院有必要设置日间手术中心统一管理患者，所以新系统必须进行流程改造;

　　2、在门诊医生确定收治患者为日间手术患者时，系统自动办理入院登记;

　　3、门诊医生切换到住院系统“日间手术中心”科室，为患者开具术前医嘱套餐;

　　4、患者到麻醉医生进行初步评估，增补麻醉需要的检验检查;

　　5、患者到日间手术中心，护士确认医嘱，打印检验条码及各种检查单，患者逐项去完成术前检验检查;

　　6、完成检验检查后，患者回家等通知，手术前一天，主管医生及麻醉医生根据检验检查结果，评估是否可以进行日间手术;

　　7、日间手术当天，主管医生将患者转科到手术科室，并开手术申请，安排日间手术;

　　8、完成日间手术则办理出院手续。

　　结论：经过优化解决了旧系统人员身份不规范的问题，减少了临床医护人员操作的步骤，所有流程是一条直线。

三回补医嘱

　　患者在紧急抢救的情况下，先执行口头医嘱，事后再补录医嘱，补录医嘱时，医生可以将医嘱开始时间往前调整到实际执行医嘱的时间，但新住院系统上线一段时间后，遇到一个问题：经常会出现患者急需转科到ICU进行抢救或转到其他科室进行治疗的情况，由于情况紧急，原来科室医生还来不及补录口头医嘱，患者就已经转科到ICU或其他科室，如何补录原科室的医嘱，这个问题一直困扰着医务科。

　　一般都采用转科的方式进行补录，转科记录会在HIS系统中记录并传送给病案管理系统。另外也需要停掉当前科室的医嘱才能完成转科操作，十分麻烦。然而，有些医生很聪明，找到了“解决办法”，医生先开会诊医嘱，请原科室医生会诊，原科室医生接收会诊后，即可进行医嘱补录，完成医嘱补录后，当前科室医生再撤销会诊医嘱，避免收会诊费和写会诊记录。

　　显然，以上做法是不合规的，信息科与医务科、质控科、护理部、临床科室经过反复讨论后，制定跨科补录医嘱的流程，完美解决了由于紧急转科，来不及补录医嘱的问题，具体方法其实很简单：新增一条不带费用的“回补医嘱”。类似于会诊医嘱的功能，流程如下：

　　1、当前科室医生录入“回补医嘱”后，选择需要补录医嘱的科室;

　　2、当前科室护士站确认“回补医嘱”后，需要补录医嘱的科室，可以在医生工作站患者列表中选择到该患者，进行医嘱补录;

　　3、医生完成医嘱补录后，选择患者右键“结束补录”，患者在列表消失，医嘱补录结束。

　　说明：“回补医嘱”并非医疗行为所产生的医嘱，因此，患者病案归档时，系统会自动屏蔽掉“回补医嘱”。

　　以上三个案例，在很多医院都会遇到，可能也有比我们更优的解决方案。我们在做HIS项目时，不能全部照搬旧系统也不能全按照新系统，要深入了解旧系统的优缺点，再结合当前环境和条件，进行流程再造，合适才是最好，这就是用创新来解决问题。

　　未完待续

　　作者简介

　　郭扬帆，软件工程硕士，高级工程师，南方医科大学顺德医院信息科主任。广东省首席信息官协会医疗分会副会长，广东省卫生经济学会信息分会专家，广东省医疗信息安全专业委员会副主委，顺德医学会医学信息学分会主委等。主编著作二部《医疗卫生信息化项目管理实务》、《医院网络安全建设指引》，担任多部著作编委。1997年从事医院信息化工作，先后经历过多次甲方、乙方角色换位，积累了丰富的项目管理经验。