上海某大型综合医院智慧财务建设实践探索

　　随着劳动力成本上升，经济环境复杂多变，加之新冠肺炎疫情的冲击，如何“降本增效”成为当下医院管理最为关注的问题之一。在医院业务量不断扩大、复杂程度不断提升的情况下，医院对于财务管理工作的安全性、及时性、规范性、准确性等要求不断提升，仅仅依靠局部信息化水平的提升已不能满足医院管理和发展的需要，必须通过智能化的新技术、新方法以及流程优化和再造，不断提升医院运营效率，以满足和适应医院新时期发展的需要。上海交通大学医学院附属瑞金医院(以下简称RJ医院)以机器人流程自动化(Robotic Process Automation，RPA)和光学字符识别(Optical Character Recognition，OCR)相结合的新技术为基础，实现了从各类财务信息比对到财务大数据分析，从药品发票自动入库到药品采购入库信息和供应商账龄自动分析记录并登记入账的“自动化、智能化、精细化”人机交互管理，有效提升了财务管理精细化水平，不断推动医院财务管理从“信息化”向“智能化”转型。

　　1 RJ医院智慧财务建设背景

　　1.1 医院财务信息化建设现状

　　随着医院业务规模的不断扩大以及对财务精细化管理要求的日益提高，财务管理工作面临着巨大的挑战。主要存在以下问题：(1)财务信息系统整合程度不高。经过近几年的信息化建设，医院初步形成了以HRP系统为核心，外连医院其他业务信息系统的财务信息化框架。但由于医院业务系统众多，且相对独立于财务信息系统，各系统间数据口径尚未完全统一，各系统间数据的频繁核对与加工需要大量人工操作，不仅加重了财务人员的工作负担，而且效率低下。(2)财务处理并未完全实现信息化。现有的财务业务流程中还存在着纸质单据流转处理，数据导入导出，人工数据核算、并表等情况，亟需一种技术来改善需要人工且重复繁琐的工作，实现医院财务从数字化到智能化再到智慧化的转型。

　　1.2 医院智慧财务建设诉求

　　一是提升财务工作效率。原有线下流程人工比对易出错，翻阅、查询、输入、对比等操作耗费大量时间和精力，导致财务管理工作效率难以提升。在医院业务量不断增加、复杂程度不断加大的背景下，提升财务工作效率迫在眉睫。二是提升精细化管理水平。随着医药卫生体制改革的进一步深化，医院内部精细化管理需求趋势越来越明显，要求医院管理者致力于提升医院在运营管理中不同阶段所能达到的价值创造高度，而财务智慧化无疑是提升医院运营管理水平的重要手段。三是推动财务转型。随着医院业务量持续增加，财务人员埋头于海量数据、工作被动、与业务脱节，导致财务管理工作人力投入不足，无法实现财务转型。通过智慧财务建设，将流程、标准内置于财务系统，通过强大的数据支撑，推动财务管理从财务走向业务、从会计走向管理、从数据走向价值、从核算走向智能，为医院经济管理提供决策支持。

　　2 基于RPA和OCR技术的智慧财务建设

　　RJ医院在已有HRP系统的基础上，于2019年开始筹备智慧财务建设工作。采用成熟软件结合定制开发的研发模式，利用RPA和OCR相结合的信息技术，着手开发药品发票自动入库、机票借款核对、POS机收退款核对、成本支出管理、院内借款数据分析并提醒、往来账款自动对账等智慧化应用模块。经过需求调研、分步实施、上线运行、优化完善等步骤，财务自动服务机器人于2020年上线使用至今，运行平稳，初步实现了自动化、智能化、精细化、全流程管理的建设目标。

　　2.1 需求调研

　　需求调研是智慧财务建设工作的重中之重，直接关系到上线后的应用效果，财务部门应发挥主导作用。对RJ医院内部管理制度、财务管理制度进行了精细化梳理，并充分考虑医院管理需要和内部控制要求，坚持“统一化、清晰化、智能化”设计原则，规范基础数据，强化财务标准管控，为智慧财务建设打下坚实基础。

　　2.2 RPA和OCR技术

　　RPA技术通过采用非侵入式的模式和架构，可以按照事先约定好的规则，对软件进行点击执行、信息输入、数据处理等“拟人”操作;模拟人类与计算机的交互，代替人工处理复杂、繁琐以及大量的各项事务。通过将RPA技术应用到财务领域(财务机器人)，可以实现以自动化替代财务手工操作，辅助财务人员完成交易量大、重复性高、易于标准化的基础业务。对于财务工作中基于明确规则的可重复性工作流程，财务机器人能够在特定流程节点代替传统人工操作和判断。因此，RPA也称“数字员工”，是财务管理向数字化转型的重要技术之一。

　　OCR是人工智能领域的一项技术，利用电子设备检查纸上打印的字符，通过检测暗、亮的模式确定其形状，然后用字符识别方法将形状翻译成计算机文字。利用OCR技术可以对图片、发票、手写文档等非结构化数据进行识别和提取，经转化后形成结构化数据再通过RPA技术进一步智能化处理。OCR与RPA技术的结合可以大幅推动业务无纸化、自动化。

　　2.3 建设实践

　　RJ医院通过构建覆盖前中后台信息管理与分析的数据中心，破除各模块化系统的数据壁垒，实现医院数据总线贯通。引入财务自动服务机器人解决单据表单等非结构化数据的结构化处理和数据业务操作的自动化问题。RPA/OCR与HIS系统对接，可以实现票据匹配入库、银行收款核对、往来自动对账等功能;与HRP系统结合，可以辅助票据审核报销;应用于账务系统，可以自动记账、自动报表。这些模块生成的结构化数据，结合电子票据在医院的应用，可以大幅减少电子会计资料的采集工作量并奠定电子资料元数据规范性的基础，促进电子档案系统的开发与建设，最终实现智慧财务贯穿财务管理全部流程、整合业务财务内容、支持运营管理的战略目标。

　　2.3.1 药品发票自动入库。RJ医院药剂科药品采购发票核销流程一直沿用“人工比对、手动核销”的模式。在此模式下，工作人员获得供应商发票后，需要通过翻阅大量发票数据，将发票信息与HIS系统中的数据人工比对后，再进行入库操作，而翻阅、查询、输入、比对等操作都会耗费大量时间和精力。医院借助RPA与OCR技术，打通医院的HIS、HRP以及国税总局的发票查验系统，实现药剂发票处理流程的自动化，使得工作效率显著提升。首先，将纸质发票通过专用发票扫描仪转化为影像件，然后调用OCR服务器自动识别出发票图像中关键信息，将非结构化的发票图像数据转为结构化的发票信息数据。机器人自动获取发票关键信息后通过国税总局数据库直接进行发票真伪查验，并将发票验真的结果以邮件形式通知有关工作人员。机器人同时登录HIS系统，将验真过的发票结果信息逐条和HIS药品收货信息比对勾选，匹配上的发票自动操作完成发票入库工作，并将入库成功及匹配失败结果反馈给工作人员，只需人工处理少量未匹配的发票。经过评估发现，原有流程下，200张发票入库的时间需要6～7小时，而新流程通过机器人处理仅需要20余分钟，整项工作处理时间缩短超过90%，有效提高了工作效率及工作准确性，大大降低了人力投入。

　　2.3.2 POS机收退款核对。通过RPA对POS机收退款核对流程进行优化。优化后的流程中需要工作人员进行操作的内容仅为录入少量人工记账的急诊绿色通道患者应收款以及在门急诊、出入院总金额和银行收入核对不平的情况下查明原因，剩余操作全部由机器人完成(包括登录银行端口获取表格、登录HIS2.0系统获取表格、登录HIS3.0系统获取表格、数据比对制作对账表、反馈结果等)。对账的明细表会以邮件形式进行反馈，方便业务人员后续操作。引入RPA技术后，银行POS收退款对账效率提升47.22%，平均对账时间降低了94.44%。

　　2.3.3 机票借款核对。RJ医院员工发生的国内差旅、因公出国(境)机票相关费用会在HIS系统和HRP上进行借款，财务人员每月会收到与医院签约代订机票的外航公司发来的上月代订机票汇总账单，将此账单与系统借款记录进行匹配后，成功匹配的账单记录即可完成付款。但由于代订机票借款业务量大，且机票退改签率高，导致核对效率低，影响付款效率。利用RPA技术，可大大提高核对效率。财务人员仅需上传外航公司发来的代订机票账单以及之前未成功匹配的账单记录，其他流程均可由财务自动服务机器人在RPA技术的辅助下实现快速核对。机器人可同时登录HIS、HRP系统导出机票借款数据报表，并将未完成比对汇总表中记录通过行程、出发日期、乘机人、票价等维度，与HIS系统和HRP系统中的借款机票数据进行匹配，匹配后生成比对情况汇总表。匹配成功的账单在记录后加入与之匹配的借款记录编号;未匹配成功的账单记录单独生成表单，并将与该记录疑似匹配的借款记录(两个维度以上相似)显示在同一表单中，方便工作人员将未比对成功的账单及借款记录进行手工匹配，进而提高外航机票借款的核对效率。

　　3 智慧财务建设实施效果

　　3.1 促进财务工作效率大幅提升

　　智慧财务大幅优化了财务处理流程，利用RPA技术将原来大量人工处理的复杂繁琐的手工流程转化为财务自动化、标准化的统一流程，实现了数据标准化、内控规范化、业务自动化。RJ医院自运用RPA技术处理部分财务工作以来，财务工作效率显著提升。以部分已上线使用的功能为例，平均工作时长缩短了近80%，在提高财务业务工程效率的同时，也推动了医院整体运营效率的提升。

　　3.2 深度推动数据交互与业财融合

　　智慧财务建设通过运用RPA和OCR技术与HIS、HRP等业务系统相互贯通，实现了数据的实时交互，同时在业务流程上将跨部门业务流程用自动化机器人替代，不但解决了部门之间业务交互的痛点，而且减少了重复工作量，深化业财融合。智慧财务的构建基于管理会计的理念，以全面预算为起点，财务会计为基础，内部控制、成本控制为核心，融入电子票据管理以及电子会计档案系统，从更为全面的角度统筹规划医院各项财务数据并将其与业务数据一一对应;从业务维度分析财务数据，使财务能够深入融合医院各类业务，参与医院重大经济活动的监督、控制、管理;宏观上使医院经营决策保持前瞻性与预见性，与医院业务及战略需求紧密相连，实现业财融合，发挥更大作用。

　　3.3 加快财务转型

　　财务转型要聚焦价值创造。一方面，智慧财务建设改变了财务人员管理模式，财务人员聚焦预算管理、成本管控、财务分析等附加值较高的财务管理活动，深度参与医院经营，从而推动医院财务管理转型。另一方面，在RPA技术的支持下，智慧财务具备更广泛的数据采集能力、更强大的数据处理和分析能力，实现了对医院经济活动的全方位管理和全过程控制。通过对成本、收入、预算等数据的全方面分析，智慧财务可以有效协助医院进行资源分配以及提高经济运营水平，在科技赋能下推动医院数字化转型。

　　4 总结与展望

　　出色的财务管理工作能促进医院经济运行效率不断提升，助力医院高质量发展。RJ医院将RPA和OCR技术运用于智慧财务建设实践，有效推动业财一体化以及财务流程的智能化进程，为医院精细化管理提供技术支撑，也为国内公立医院提供一种可借鉴、可复制的财务工作模式。

　　来源：《中国医院》杂志2021年12月刊

　　作者：陈仪瑢、王蕾、赵雪焱、李雪辉

　　单位：上海交通大学医学院附属瑞金医院