柳明：聊聊专业技术以外的那些管理杂项

专业上的技术文章写了不少，尝试着换个思路聊点儿别的。从今年初开始，根据分工的调整，我开始带领两位同事负责信息化建设与管理处的规划综合类事务，也就是处办的角色。于我而言，原先偏重技术与业务，现在更多的面向处室管理工作。这既是全新的挑战，又是很好的锻炼，为我打开了全新的视角。

经过半年多的磨合，我基本上理清了头绪、摸清了门道，现在与大家分享一点心得体会。

规划综合科的指导思想其实很简单：第一，在处长的支持下开展工作；第二，为处室的各位同事提供便利。第一条不用多讲，这是职场准则、基本的政治素养。第二条就是全心全意为同事们做好服务工作，帮大家解除后顾之忧，专心投入日常工作。比如为新的办公区域完善办公环境，又比如为大家购买必需的办公用品，再比如为加班的同事提供加班餐，还比如慰问生病、生产的同事，更比如提醒大家打卡、完成线上考试等等。凡是属于“工欲善其事，必先利其器”、“兵马未动，粮草先行”的，都属于我的范畴。

医院的规模大了，信息部门的压力也更大了。既要保证自己分管的业务系统正常运行，又得兼顾处室的日常事务。初始阶段，我感觉确实有点儿乱，一会儿这个事、一会儿那个事，怎么总有事。后来感觉这样下去不行，没个章法，所以干脆借鉴飞行员的checklist（检查清单），把每个月都需要处理的事情列出来，对照着清单依次处理，这样就不担心遗漏了。

时间久了，处室的各类材料也越来越多。怎么办？用文件盒收纳造册呗，侧边栏注明大类、序号，内部再用小标签细分，使用单独的文件柜存放。不过，这些都算初级水平，以下第三部分内容才是我的最爱。

都说信息人是甘为他人做嫁衣，借助此次调整，在处长的支持下，我把多年以来一直想做的信息部门信息化推到了台前。特别说明一下，我指的不是单纯的运维管理系统。所有的信息化项目都体现着管理思维，自己也不例外。相关行文、各类会议、商务谈判、评级评审、交流学习、费用支出等等内容都会留下资料，经手人多、存放地散、保存不易都是面临的问题。今年又碰上疫情防控，来往信息化建设与管理处的乙方人员都需要留下苏康码与行程码以备院感办核查，工作量非常大。

还是那句话，怎么办？果断上线文档管理系统，不复杂，开源的，好用就行。第一步，建立目录；第二步，上传文档。就是这么简单。“疫情防控”、“处室建设”、“内控管理”、“规章制度”、“预算”、“排班”、“商务谈判”、“合同”、“会议”、“学术沙龙”、“常用文档”，小不经意间，围绕着以上目录已经积累了五百余份文档，都是原始扫描件噢！再也不用担心找不到东西了，成堆成摞的翻查资料就快要成为历史了。人员有调动？不要紧，系统在那儿跑不了！会议内容记不清了？不碍事，去系统里搜索关键字！

我的标准化灵感最初来源于我院检验医学中心的SOP（Standard Operating Procedure）。在配合他们进行ISO 15189评审的过程中，标准化的概念更是深入我心。尽管何为标准化、如何实现标准化，本人还在不断学习中。不过，电影《中国机长》里“敬畏生命、敬畏职责、敬畏规章”这12个字让我下定决心先行先试，至少首先将处室文档进行标准化。统一分类：按照文档系统里的目录名称对每一份文档进行命名；统一眉头：体现医院logo、名称、处室名称、文档分类，一目了然；统一格式：内容必须涵盖5W1H，重要文档留下签名区域；统一编号：按照年、月、日、文档名称、序号等规则进行编号，便于查找；统一发布：文档发布由规划综合科扎口，避免出现不同版本。这样实施下来，完全体现出事事有记录、件件可追溯。

林林总总聊了以上内容，不知道各位看官是否也有类似经历，欢迎留言给我。如有不对之处，敬请批评指正！