马丽明：加强需求管理与项目规划

　　“有效的需求管理在于维护清晰明确的需求阐述、每种需求类型所适用的属性，以及与其他需求和其他项目工作之间的可追踪性。”佛山市妇幼保健院信息总监马丽明在CHIMA 2024大会上演讲时指出，需求管理活动主要包括7方面内容：定义需求基线;评审需求变更并评估每项需求变更对软件产品的影响，从而决定是否实施它;以一种可控制的方式将需求变更融入当前的软件项目;让当前的项目计划和需求保持一致;估计变更所产生的影响，并在此基础上协商新的约定;实现通过需求可跟踪对应的设计、源代码和测试用例;在整个项目过程中跟踪需求状态及其变更情况。

定义需求基线

　　在马丽明看来，需求管理的实践可归结为三类活动：需求确认，这是各个阶段计划和实施的基础，也为项目执行提供了明确的方向和参考框架;需求变更，则是项目管理和控制的依据;需求跟踪，目的是建立与维护“需求一设计一编程一测试”之间的一致性，确保成果都符合用户需求。她进一步指出：“需求管理其中一项很重要的工作是定义需求基线，需求基线的建立方法和操作流程包括以下步骤：确定需求;编写需求说明书;评审和确认需求。”

　　项目启动和规划阶段，通过与项目干系人一起明确项目的需求，并将其文档化为需求基线，可确保项目各方对需求达成共识，需求基线应包括范围、需求、优先级、约束条件和验收标准等内容。需求基线的建立遵循以下的操作流程：首先是确定需求，包括收集需求、分析需求和验证需求;其次是编写需求说明书，内容应包含项目相关的功能需求、性能需求以及约束和限制条件等要求，并应具备清晰、明确(无歧义)、可测量、可验证、可追踪等特点;最后是评审和确认需求，组织对需求说明书进行评审，在对需求经过调整和确认后，形成最终的需求基线。

　　为了更科学、有效的收集需求，应建立需求收集机制，层次化地收集需求，同时，应根据项目特点制定合适的调研方案及实施计划并开展调研。主要步骤如下：明确调研目的和目标;设计调研方法和工具;确定调研对象和范围;制定实施计划和时间表。

　　马丽明认为，定义需求基线需要进行需求规划和分析，经过深入细致的调研和分析，准确理解用户和项目的功能、性能、可靠性等具体要求，把用户的要求或需要进行分析与整理，确认后形成描述完整、清晰与规范的文档。

　　在分析过程中，可从系统角度理解软件，确定待开发系统的综合要求，包括功能需求、性能需求、环境需求、资源使用需求、可靠性需求、可用性需求等，逐步细化所有软件功能，最终综合成系统的解决方案。同时，制定软件需求规格说明书，对软件功能的正确性、完整性、清晰性及其他需求给予评价。

　　“需求收集分析不是一件容易的事，主要体现为以下几点：确定问题难;用户需求涉及的因素很多;需求变化是动态的。”马丽明介绍，在面对软件需求需不断修订的情况，有以下方面要注意：需求完全不变不可能，应提升自身能力，提高对需求把控的能力;加强与用户的沟通、引导和培训，提升全员信息化素养;加强变更的控制。

　　在马丽明看来，糟糕的需求管理流程是项目失败的首要原因。应用系统越来越复杂，软件规模日益庞大，传统的基于文档文件存储需求的方式越来越显露出它的局限性，迫切需要自动化的需求管理工具去管理需求。她建议，可采取PingCode、Worktile、Modern Requirements、禅道等常见的专业需求管理工具，建立标准化、规范化需求管理流程。

　　需求确认的首要工作是要确定项目的具体需求，应遵循用户体验设计原则，从用户角度去确定需求的合理性，从技术角度去确定需求的可行性。第二项重要工作是要确定需求的优先级。对需求优先级进行排序时，可采取四象限法则，按照重要性和紧急程度两个维度对需求进行分类排序。在此基础上，制定具体的需求计划规划，注意预留一定的扩展空间。在设计系统界面时，遵循大道至简的原则，追求简洁，化繁为简，删繁就简。

加强项目规划

　　“项目需求分析与规划是项目管理的重要阶段，是项目成功的基础和保障。”马丽明谈到，项目规划主要包括以下内容：项目目标确定、项目范围规划、时间计划制定、资源分配和风险管理。

　　在构建项目实施方案时，也要加强规划，确保有效实施。在项目实施过程中，要采取以下策略：明确实施目标与定位，根据需求分析结果，确定具体的实施目标，明确方案定位及重点任务;制定实施策略与路径，结合实际情况，设计合理的实施策略，规划实施路径及关键节点;确立评估指标体系，构建科学、全面的评估指标体系，用于衡量实施方案的成效。

　　在项目实施过程中，要对资源配置和预算安排做出说明，主要涉及以下方面：资源需求分析，包括人员、物资、设备和资金等;制定合理的资源配置计划，确保资源的充分利用和合理调配;依据资源配置计划，进行预算安排，明确各项费用来源及具体用途，确保预算的合理性和可行性。

　　在进行项目管理时，也要识别风险因素，全面识别实施方案中可能存在的风险因素，包括政策风险、市场风险、技术风险等。同时，针对重要风险因素，制定具体的应对措施和应急预案，降低风险对实施方案的影响，建立风险监控和报告机制，及时发现和解决潜在风险，确保实施方案的稳健推进。

　　“依法办事是前提，合同是最合法的约束。”马丽明提醒道，在开展项目时，确保项目做且只做所需的全部工作，应定义和控制哪些工作应该包括在项目内，哪些不应该包含在项目内。

　　“在推进项目实施过程中，我们必须掌握谈判的原则和相关技巧，熟悉合纵连横、远交近攻、借力打力的方法，保障信息系统顺利实施，实现临床和信息部门的‘双赢’。”马丽明如是说。