郭扬帆：HIS系统上线宝典｜制胜法宝，开会签字

　　我其实是最讨厌开会的，医院很多会议都要信息科参加，没办法，都寄希望于信息来帮助他们解决问题，但真把项目申请下来了，他们的热情度和配合度直线下降，因为信息化的同时也给他们带来新的麻烦。但有些会必须要开，还要开得成功。

　　HIS系统是医院最基础、最复杂、最不能体现价值的项目，但又是必须要去做，且永远也做不好。医院要上任何一个需要共享病人数据的软件系统，最终都绕不开与HIS系统对接。所以多部门开会协调在所难免，信息的录入、流转、确认、结束、质控，分别对应到不同岗位人员的工作量。开会争吵的焦点，往往就是事情谁来做?怎么做?谁来用?谁来管?那么......

如何开好一场会?

　　1.为什么要开会?

　　开会的目的是解决问题。首先必须要有明确的目标，信息化是技术派，不要开务虚的会。需要解决什么问题?这些问题我们是否已经深入分析理解过?是否有初步的思路和几套可供选择的方案?需要哪些部门人员参加?有没有跟相关部门人员提前沟通过?开会的时间、地点?需不需邀请拍板的领导参加?如果领导参加最好将会议名称列入行政周表。

　　2.开会前的准备工作

　　确定会议议程(若需要)，会议签到表，汇报PPT，纸质内容及打印份数，测试投影音响设备，会议室座位安排，姓名牌(若需要)，茶水，照相，会议记录人员等。

　　3.会议内容

　　内部专题会一般不需要议程，可以由主持人先介绍本次会议的目的、内容、方案，然后展开讨论。有领导参加的多部门多议题会议，必须有一份议程。开好一次会议十分考究主持人的控场能力，根据会议时间安排，不要跑题，跑题说明会议准备得还不够充分，有些地方还没有考虑周全，或者有与会人员总爱拉扯其他事项。当本次会议不能决议时，应立即中止转入下一个议题。要控制发言的顺序，非讨论阶段，指定让一个人先讲，其他人暂时闭口，保持会议的纪律性。要避免讲客套话，要避免重复前面人已讲过的内容，要就事论事，不能搞人身攻击，要充分尊重每个部门每个人的意见，不要因为某部门参会人员的级别低而忘记让他发言。当基本讨论结束时，主持人最好再次征询与会人员还有没有意见。

　　4.会议决议

　　每次会议最好都能达成全部或部分决议。特别对于不同意见的，要单独记录下姓名及他的意见，即使以少数服从多数通过的议题，也应该这样记录。主持人在会议结束前，要重申一次本次会议达成的决议。

　　5.会议纪要

　　主持人要专门安排一名信息科同事做好会议记录，会后形成会议纪要。现场能打印会议纪要，可以让与会人员签名确认。往往会议记录人员都是在会后才整理出纪要文档，这样补签名就比较麻烦，我们一般采用OA分发方式，将会议纪要传阅给所有与会人员，公司方则以纸质或电子文档转交。

如何成为制胜法宝?

　　上面我们讲了如何开好一场会，但作为制胜法宝，必不能常常使用，功夫在日常，开会就是为了达成目标而采用的一种最有效的沟通方式。能私下解决的，我决不放在会上，能在中层职能部门解决的，我决不上升到医院领导层。我院在HIS上线过程中，需要院领导参加的会议并不是很多，与信息科打交道最多的几个部门：医务、质控、护理、财务、药剂、医保、物价、客服、门诊部等。只有当各部门都难以协调决策时，才邀请相应的分管副院长或院长来拍板。

　　也有医院院长或副院长，本身很懂或很关注信息化，时常会参与到各种信息化会议，这对信息科主任来讲压力就会少很多，你只需要专心做好每次会议的内容，决策的事都由领导来担着。那就是捡着最大的一个宝。

　　HIS公司不怕需求复杂，就怕需求反复。为什么会反复呢?就是需求不明朗，还没有想明白就开干，对需求变更缺乏约束力。怎么约束?就是一起开会讨论，然后形成决议，这种情况下，一定要找到与会人员补签名。每个人多少还是有些契约精神，签名就形成事实上的认可，当再次发生变更时，他也会慎重对待如何变更，避免再次重复。我院对于字典编码、重要流程、重要规则算法、表单格式、合同功能模块变更等，都必须要求需求部门签字。但签名不等于免责，也不是用于追责，而是在出现歧义纠纷时，能找到当时达成共识的依据，用于回顾和改进。当然对于极少数不负责的随意变更，要坚决说不。

　　承建我院HIS公司的驻场开发程序员，喜欢在我们医院做事，最主要的一条就是我们的需求很多但很少变更，有我们对需求严格的管理，也有需求部门签字的无形约束。这样HIS系统上线的进度就会大大加快，出错的机率也相应降低，使用人员的获得感逐渐丰满。

　　未完待续

　　作者简介

　　郭扬帆，软件工程硕士，高级工程师，南方医科大学顺德医院信息科主任。广东省首席信息官协会医疗分会副会长，广东省卫生经济学会信息分会专家，广东省医疗信息安全专业委员会副主委，顺德医学会医学信息学分会主委等。主编著作二部《医疗卫生信息化项目管理实务》、《医院网络安全建设指引》，担任多部著作编委。1997年从事医院信息化工作，先后经历过多次甲方、乙方角色换位，积累了丰富的项目管理经验。