郭扬帆：HIS系统上线宝典｜范围调研，画地为牢

　　项目范围是执行的边界，无界则会陷入需求的泥潭。项目范围不能超越合同范围，合同范围不仅指合同内容，还包括乙方的投标书、补充协议、备忘录、会议纪要、公文邮件确认函等。

　　现在项目验收不仅仅是对照合同的子模块清单，严格的还会按乙方投标书等过程文档的承诺内容，一并纳入验收条件。项目范围包括合同清单中的子模块内容，也含投标书中乙方的技术文档和所有商务承诺。乙方公司的标书都做成厚厚的一本书，写上了很多公司产品不一定能够实现的功能，这会为后面项目实施和验收埋下地雷。在此奉劝各HIS公司不要为了标书好看，乱抄一堆不能交付的功能。

　　信息科主任和乙方项目经理的碰头会，先要研究合同内容和投标书内容，初步确认好本项目的范围边界，这是第一条以合同法为基础的底线，新增和减少都会涉及到金额的变更，需要另行签署补充协议。这条底线，是画的最大一个圈。

　　HIS项目十分庞大，不可能一次性全部上线，或者不可能一次性完善所有需求后再上线，分步分级是常规稳妥的实施方法。

　　范围调研是为了保证项目按时保质实施，以合同及招标文件中功能为基础，对实际交付使用的系统进行详细调研、分析，再结合医院的实际需求，将合同范围细化、量化、明确化，形成本项目的实施内容及范围，这是一份重要的过程文档。

　　范围调研可以按子系统划分：门诊系统、住院系统、药剂物流系统、第三方接口等。先制作出各子系统的业务流程图，再细分每个子模块的流程图。例如门诊系统可以分为——门诊系统基本流程图(总)，包含门诊收费流程图、门诊分诊流程图、门诊医生工作站流程图、门诊药房流程图、门诊输液流程图等。“一图抵万言”，与临床使用人员沟通先用图来印证他们的业务流程，是最简单明了的方法。流程上没有大的偏差，系统的基本架构就不会有大的改变。然后就是核对每个子模块具体的功能，对于常规的增、删、改、查可以粗略过，重点调研个性化需求，将临床使用人员对本系统的期望值、最迫切需要解决的问题等记录在案。要确认每个功能点实施的先后顺序，有些必须在上线前完成，有些则可以在上线后逐步优化。有一点要切记：对于模糊、易变的不稳定需求，要先冷处理，不要着急提交开发。此步操作是给每个子模块画定一个个小圈。

　　范围调研另一个重点内容就是梳理涉及到本子系统的第三方软件接口和设备接口，接口也分很多类型：首先，医保接口就是最强接口，必须在上线前完成，这是重中之重;其次，如微信支付宝接口、自助机接口、发药机接口、各在用业务子系统接口，只要在医疗业务活动中一直在使用的部分，也必须在上线前完成;最后，另外一些接口，例如合理用药接口、慢病随访接口、院感监测、不良事件、三级公立医院绩效考核接口等，则可以放在上线稳定后逐步完善。

　　范围调研是初步厘清工作任务包的过程，只有做好充分调研，才能制定出可执行落地的项目计划。

　　范围调研的方法和形式可以多样性。常规有：XXX子系统调研表、电话访谈、当面访谈、系统演示、专题讨论等。为提高效率和质量，乙方公司要做好调研表，信息科要审核表格内容。软件系统演示环境要准备好，如果笔记本电脑可以独立完成演示最好，方便到各科室不用花时间配置网络，要尽量避免演示出错或死机，这个体验感很不好，所以给临床使用人员演示之前，最好给信息科先做一次完整的演示。访谈相对轻松，主要是乙方项目经理问，使用人员回答，访谈之前，最好有一个提纲，由信息科提前发给对应人员做好思想准备，访谈是建立联系，识别干系人，取得初步信任的过程。如果能让他们主动留下联系方式，或者建立一个微信群，那么就基本达到目的了。专题讨论，是指在完成初步调研，对内容整理汇总之后，部分环节尚未明晰需要深入讨论，一般会有多部门参与的沟通确认。

　　范围调研不宜太过细致，有些流程或需求暂不能确定的，记录下来后续再解决，HIS系统已比较成熟，一家三甲医院二周左右时间，就应该做出调研报告。

　　我院的范围调研分成不同小组同步进行，绘制业务流程图共12个。收集个性化需求：门诊97个，住院42个，药剂物流14，第三方接口35个。基本厘清上线前需要完成的工作内容。

　　未完待续

　　作者简介

　　郭扬帆，软件工程硕士，高级工程师，南方医科大学顺德医院信息科主任。广东省首席信息官协会医疗分会副会长，广东省卫生经济学会信息分会副会长，广东省医疗信息安全专业委员会副主委，顺德医学会医学信息学分会主委等。主编著作二部《医疗卫生信息化项目管理实务》、《医院网络安全建设指引》，担任多部著作编委。1997年从事医院信息化工作，先后经历过多次甲方、乙方角色换位，积累了丰富的项目管理经验。